Một trong những cách giúp doanh nghiệp đóng ít thuế hợp pháp là hiểu rõ chi phí nào có thể khấu trừ. Để xác định, dân kế toán sử dụng một nguyên tắc gọi là “wholly and exclusively”. Hiểu đơn giản, chi phí chỉ được khấu trừ thuế nếu nó hoàn toàn dành cho mục đích kinh doanh.
Vậy nếu một khoản chi có cả mục đích kinh doanh và lợi ích cá nhân thì sao? Đây là lúc cần xem xét kỹ hơn!
- Chi phí không tách bạch
Liệu từng làm việc với một khách hàng sở hữu nhiều công ty quản lý bất động sản. Anh ấy dùng tài khoản công ty để mua một loạt quần áo đắt đỏ. Khi Liệu nhắc nhở, anh giải thích: “Tôi phải ăn mặc chuyên nghiệp khi gặp khách hàng, kể cả khi gặp kế toán cũng không thể xuề xòa!”
Nghe có vẻ hợp lý, nhưng thực tế thì không. Đúng là anh ấy mặc đồ đó khi làm việc, nhưng ngoài giờ, anh ấy hoàn toàn có thể mặc nó đi bất cứ đâu. Vậy nên, khoản chi này không thể khấu trừ thuế.
Vụ kiện Mallalieu v Drummond (1983) là một ví dụ điển hình. Một nữ luật sư mua quần áo đen để đi làm nhưng bị từ chối khấu trừ thuế vì khoản chi này không chỉ phục vụ công việc mà còn có lợi ích cá nhân. Một khoản chi không thể tách biệt rõ ràng giữa mục đích kinh doanh và cá nhân, khả năng cao HMRC sẽ từ chối hoàn toàn.
- Chi phí có thể tách bạch
Không phải lúc nào cũng có một ranh giới rõ ràng giữa chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân. Nhưng nếu có thể tách riêng phần dành cho công việc, thì phần đó vẫn được khấu trừ thuế.
Chẳng hạn, một giám đốc sử dụng xe cá nhân để đi gặp khách hàng hay nhà cung cấp. Nếu 60% số miles đi lại là vì công việc, thì 60% chi phí xe có thể khấu trừ thuế. Một freelancer làm việc tại nhà, nếu có thể chứng minh một phần tiền thuê nhà, điện, nước phục vụ công việc, thì phần đó có thể claim hợp lệ.
Miễn là có bằng chứng rõ ràng, như sổ ghi chép hành trình, hóa đơn điện nước hoặc hợp đồng thuê nhà, thì việc khấu trừ thuế sẽ trở nên hợp lệ và minh bạch hơn.
- Lợi ích cá nhân là hệ quả phụ
Có những trường hợp, dù khoản chi có mang lại lợi ích cá nhân, nhưng mục đích chính vẫn là công việc, thì vẫn có thể khấu trừ thuế.
Ví dụ, một kỹ sư tư vấn được mời làm việc tại Maldives, với toàn bộ vé máy bay và khách sạn do công ty chi trả. Maldives là một điểm du lịch nổi tiếng, nhưng nếu mục đích chính là công việc, chi phí này vẫn có thể được chấp nhận.
Miễn là có đủ tài liệu chứng minh – chẳng hạn như hợp đồng làm việc, lịch trình công tác, hoặc báo cáo dự án – thì khoản chi đó hoàn toàn hợp lệ.
Vậy, trước khi đưa một khoản chi vào chi phí hợp lệ, hãy tự hỏi 3 điều:
- Khoản chi này có hoàn toàn phục vụ công việc không?
- Nếu có yếu tố cá nhân, có thể tách riêng phần dành cho công việc không?
- Nếu có lợi ích cá nhân, nó chỉ là hệ quả phụ, hay là một trong những lý do chính?
Dù khoản chi có hợp lệ đến đâu, nếu không có bằng chứng rõ ràng, nó vẫn có thể bị loại. Lưu trữ hóa đơn, biên nhận và ghi chú chi tiết về mục đích sử dụng là cách tốt nhất để tránh rủi ro khi bị kiểm tra.
Tuỳ vào từng ngành mà chi phí khấu trừ sẽ khác nhau. Liệu đã tổng hợp một danh sách các chi phí khấu trừ phổ biến. Ai cần thì để lại dấu chấm ở bình luận nhaa!